Настройки. Заявки

Управляйте настройками ваших заявок. Для этого перейдите в «Настройки» во вкладку «Заявки».

Можно настроить:

• Общие настройки заявок
• Быстрые ответы
• Автоматические ответы
• Автоподтверждение и автоудаление заявок
• Теги
• Блок-лист
• Согласования
• Чек-листы

В настройках заявок можно включить следующий функции:

• «Сотрудники могут видеть заявки других сотрудников» — поставьте галочку и тогда ваши сотрудники смогут видеть заявки коллег, и фильтровать заявки по ответственным.

• «Добавлять подпись пользователя в сообщениях» — в сообщениях к заявке будет публиковаться подпись. Ее можно назначить в профиле пользователя.

• «Сохранять последний используемый фильтр» — при перезагрузке страницы последний используемый фильтр будет восстановлен.

• «Обязательно указывать результат выполнения при завершение заявки» — при завершении заявки появится окно, где можно оставить комментарий по результату ее выполнения.

• «Отправлять результат выполнения заявки на почту клиента» — если вы отметили предыдущий пункт, результат можно отправить на почту клиенту.

• «Разрешить сотрудникам редактировать комментарии к заявкам» — пользователь с ролью «Сотрудник» сможет редактировать комментарии.

• «Включить функционал массовой замены ответственного в списке заявок по фильтру» — на странице списка заявок появится кнопка «Заменить», при нажатии на которую можно массово заменить ответственного в заявках по выбранному фильтру.

• «Использовать по умолчанию внутренние комментарии» — если настройка включена, при написании комментария флажок «Внутренний комментарий» будет активирован автоматически.

• «Включить возможность создания контакта при редактировании заявки» — при сохранении заявки после редактирования, если в заявке есть Email, которого нет в списке контактов, вам будет предложено создать новый контакт.

• «Отключить отправку уведомлений клиентам по завершенным заявкам» — клиент не будет получать уведомление о закрытии заявки, при этом на других стадиях выполнения заявок уведомления будут отправляться как обычно.

• «Отключить подтверждение заявки при завершении» — клиент будет сразу получать уведомление об оценки заявок.

• «Отключить оценку заявки» — клиент не сможет оценивать выполнение заявок.

• «Обязательно указывать причину при переводе в статус «Отложена»» — при переводе заявок в статус «Отложена», будет появляться модальное окно, в котором нужно обязательно ввести причину перевода.

• «Отправлять комментарий о причине, по которой заявка была отложена, на почту клиенту» — после сохранения комментария об откладывании заявки, она будет отправлена клиенту.

• «Обязательно указывать причину при возобновлении заявки» — при возобновлении заявки клиентом, он должен обязательно указать причину возобновления.

• «Разрешить наблюдателям оставлять комментарии в чужих заявках» — оставлять комментарии в задачах смогут не только ответственные сотрудники, но и наблюдатели.

Ниже можно настроить быстрые ответы, которые позволяют быстро реагировать на типовые обращения клиентов, например, отвечать на часто задаваемые вопросы, отправлять прайс-лист для ознакомления с тарифами.

На этой же вкладке можно настроить автоматический ответ, который будет отправляться пользователю, если сотрудник не оставил комментарий или не изменил статус заявки в течение выбранного времени: 5 минут, 10 минут, 15 минут, 30 минут, 1 час, а также настроить автоматические ответы при изменении статуса заявки.

Можно настроить:

• Время, через которое неактивные заявки будут перемещены в корзину или удалятся из корзины.
• Время, через которое неподтвержденные заявки от клиента будут считаться подтвержденными.
• Количество заявок, которые будут отображать на странице «Заявки».

Вы можете добавить для заявок свои собственные теги.

На экране «Заявки» можно добавить сохраненный тег или фильтровать по нему.

В «Блок-листе» можно прописать список почтовых ящиков и настроить:

• Создание заявок от всех пользователей КРОМЕ указанных в блок-листе.
• Создание заявок ТОЛЬКО от пользователей в блок-листе.

На вкладке «Согласования» можно разрешить согласование заявки клиентами и разрешить для выбора согласующих всех сотрудников.

Чек-листы позволяют не забывать о каких-либо задачах в рамках работы с обращениями или просто грамотно расставлять задачи для выполнения.

В разделе «Чек-листы» в настройках можно добавлять чек-листы. Для этого нужно нажать на кнопку «Добавить».

После создания чек-листа в этом разделе, его нужно настроить. Для этого нажмите на значок настроек напротив названия чек-листа.

На вкладке «Настройка чек-листа» можно добавить пункты в чек-лист. Для этого нужно кликнуть на кнопку «Добавить пункт», ввести название пункта и сохранить изменения.

На вкладке «Привязка чек-листа» можно прикрепить чек-лист к конкретной услуге, поставив напротив нее галочку и сохранив изменения. После того как кто-то оставит заявку по этой услуге, в ней отобразится созданный чек-лист.

Чек-листы можно создавать напрямую из заявок. Чтобы это сделать, перейдите в раздел «Заявки», кликните на нужное обращение.

В открывшемся окне перейдите во вкладку с иконкой чек-листа и нажмите кнопку «Добавить».

Затем задайте название для чек-листа. Ниже внесите необходимые пункты, нажав «Добавить пункт». Также, при необходимости, внесите и подпункты, кликнув на значок плюса напротив основного пункта.

Не забудьте сохранить изменения.

Теперь вы можете отмечать выполненные пункты, кликая на чекбоксы рядом с ними.

Отметим, что для редактирования чек-листа нужно нажать на значок карандаша (1). А чтобы свернуть или развернуть его – на стрелочку (2).

Если необходимо добавить еще один чек-лист, нажмите кнопку «Добавить» (3).