Автоматизация в АХО: как навести порядок в задачах
Административно-хозяйственный отдел (АХО) ежедневно решает десятки задач: от канцелярии и пропусков до ремонта оборудования и уборки. Чтобы не утонуть в потоке задач, в АХО все чаще внедряют сервис-деск – автоматизированную систему управления заявками.
Рассказываем в статье, какие задачи решает сервис-деск в хозяйственном блоке, на что обратить внимание при внедрении и в чем практическая выгода от него для бизнеса.
ВРЕМЯ ПРОЧТЕНИЯ: 10 МИНУТ
Рассказываем в статье, какие задачи решает сервис-деск в хозяйственном блоке, на что обратить внимание при внедрении и в чем практическая выгода от него для бизнеса.
ВРЕМЯ ПРОЧТЕНИЯ: 10 МИНУТ
Хотите улучшить вашу техподдержку?
Подписывайтесь на наш Telegram-канал и получите доступ к эксклюзивному контенту и полезным материалам о клиентском сервисе.
Содержание
Что дает сервис-деск АХО: от хаоса к системе
Административно-хозяйственный отдел – это внутренний департамент, на который опирается вся компания. Но пока заявки от сотрудников приходят в мессенджеры, устные просьбы теряются в коридорах, а Excel-таблицы ведутся вручную, о настоящей эффективности говорить сложно. Сервис-деск помогает перейти от разрозненной работы к системной, прозрачной и управляемой. Что конкретно он дает:
- Централизацию заявокВместо сообщений в Telegram, e-mail и бумажных записок все обращения оказываются в одном месте. Сотрудники заходят в интерфейс, выбирают тип проблемы («сломалась розетка», «нужен пропуск подрядчику», «нет бумаги в принтере») и оформляют заявку.
Все обращения автоматически фиксируются, получают статус и срок исполнения. Ничего не теряется, нет «забытых» задач и проблем с коммуникацией. - Автоматизацию рутинных процессовМногие задачи АХО повторяются ежедневно: заправка картриджей, заказ воды, замена лампочек, уборка помещений. Сервис-деск позволяет заранее настроить типовые заявки и шаблоны, чтобы не тратить время на одно и то же. Ответственные назначаются автоматически, по категории обращения. Можно настроить SLA – допустимые сроки выполнения и напоминания, если задача «зависла».
- Прозрачность работыТеперь видно: кто подал заявку, когда, что с ней происходит и кто ее обрабатывает. Сотрудники могут отслеживать статус обращения, а руководитель АХО – контролировать нагрузку и сроки. Это помогает выявлять узкие места (например, если одни и те же поломки повторяются или какой-то сотрудник систематически не справляется в срок).
Почему бизнесу выгодно внедрять сервис-деск в АХО
С первого взгляда может показаться, что автоматизация работы АХО – это только про лампочки и пропуска, но на деле – это про стабильность внутренней инфраструктуры, время сотрудников и даже культуру сервиса в компании. А значит – про деньги.
Чем полезен сервис-деск в масштабах всего бизнеса:
Чем полезен сервис-деск в масштабах всего бизнеса:
- Быстрее решаются бытовые проблемыЧем быстрее устраняется поломка или заказывается нужный расходник – тем меньше простоев и сбоев. Например, если в офисе не работает кондиционер, сотрудник не пишет в общий чат, а просто оформляет заявку. АХО получает ее сразу в работу и не забывает. Это экономит часы, а в масштабах месяца – дни.
- Меньше нецелевых трат и потерьСервис-деск показывает, какие задачи выполняются чаще всего, где ресурсы расходуются неэффективно. Руководство получает аналитику: сколько воды заказывают, как часто ломается техника, почему в одном офисе постоянно жалуются на уборку. Это помогает сократить излишние расходы, актуализировать договоры с подрядчиками и выявить системные проблемы.
- Прозрачность для руководства и контроль качестваВместо «наверное, работает» появляется конкретика: сколько заявок поступило, сколько решено, где просрочки, кто ответственный. Это можно показать на собрании, заложить в KPI, использовать для аудита и планирования.
- Улучшение внутреннего сервиса и лояльности сотрудниковКогда заявки решаются быстро и удобно, сотрудники чувствуют, что о них заботятся. Уходит раздражение из-за «мелочей», а значит – снижается уровень внутреннего стресса и недовольства. А это напрямую влияет на продуктивность и удержание персонала.
- Масштабируемость и единые стандартыЕсли у компании несколько офисов или филиалов, сервис-деск становится единой точкой входа для всех хозяйственных запросов. Это исключает «бардак» и помогает внедрить стандарты качества обслуживания.
Какие задачи АХО удобно перевести в сервис-деск
Работа административно-хозяйственного отдела редко бывает стандартной – от срочных поломок до плановых закупок, от уборки до оформления пропусков. Сервис-деск помогает структурировать задачи и упростить их выполнение.
Типовые направления, которые логично автоматизировать:
- Техническое обслуживаниеПоломки мебели, техники, дверей, замков; замена ламп, розеток, сантехники; устранение аварийных ситуаций и т.д.
Сотрудник подает заявку, например, «сломалась розетка в переговорке» – и она автоматически уходит технику, прикрепленному к этому участку или этажу. Все фиксируется, сроки контролируются. - Уборка и клинингЖалобы на грязь, переполненные корзины, проблемы с туалетами; заказ внеплановой уборки, уборка после мероприятий; контроль за подрядчиком (если клининг на аутсорсе).
С помощью сервис-деска можно настроить отдельный шаблон для жалоб по клинингу – это ускоряет реагирование и позволяет собирать статистику, которую потом можно показать подрядчику. - Снабжение и закупкиЗаказ бумаги, воды, картриджей; заявки на канцтовары и хозтовары; напоминания о регулярных поставках.
Сотрудник подает заявку на «бумагу для принтера» – АХО получает ее в нужной категории. Можно сразу прикрепить список и уточнения. - Пропускной режимОформление пропусков для сотрудников, гостей, подрядчиков; контроль въезда транспорта; отчетность по временным пропускам.
Сервис-деск можно интегрировать с системой безопасности или настроить процесс выдачи/согласования пропусков через согласующие подразделения. - Транспорт и логистикаЗаказ машины или такси для сотрудника; заявка на вывоз мусора, оборудования, мебели; передача мелких грузов между офисами.
Заявки распределяются по шаблону: кто, куда, когда, на какой машине. Это упрощает контроль и позволяет исключить накладки.
Сервис-деск особенно полезен, если у компании несколько офисов, складов или филиалов. Тогда централизованная система становится не просто удобной – она жизненно необходима для контроля за инфраструктурой и исполнением задач.
Если вы устали разруливать заявки вручную и хотите, чтобы в АХО все работало как часы, Admin24 может стать именно тем решением, которое вы искали.
На что обратить внимание при внедрении сервис-деска в АХО
Внедрение сервис-деска – отличное решение, но чтобы он действительно помог, нужно правильно подойти к процессу. Важно не просто поставить программу и ждать результата, а продумать, как именно система будет работать для вашей команды. Если этого не предусмотреть, при переходе могут возникнуть сложности.
В этом разделе расскажем, на что стоит обратить внимание, чтобы автоматизация действительно стала удобной и эффективной.
В этом разделе расскажем, на что стоит обратить внимание, чтобы автоматизация действительно стала удобной и эффективной.
- Определите типовые заявкиСначала важно понять, какие задачи чаще всего поступают. Это могут быть просьбы оформить пропуск, починить что-то, заказать канцелярию или организовать уборку. Если заранее определить основные типы заявок и создать для них удобные шаблоны, всем будет проще.
Сотрудники быстро выберут нужный вариант, а исполнителям не придется тратить время на уточнения. Это помогает работать быстрее и без ошибок. - Настройте четкие маршруты и ролиВажно заранее решить, кто и за что отвечает в системе. Кто принимает заявки, кто их выполняет, а кто следит, чтобы все было сделано вовремя. Если настроить автоматическую передачу заявок нужным людям, то они не будут теряться или задерживаться. И если что-то идет не по плану, должна быть возможность передать задачу другому – чтобы все двигалось гладко и без проволочек.
- Упростите интерфейс для сотрудниковЕсли система сложная и неудобная, люди просто перестанут ее использовать. Поэтому нужно все настроить так, чтобы подать заявку было проще, чем написать в чат.
Используйте понятные формы с готовыми вариантами и выпадающими списками, чтобы не вводить все вручную. А еще полезно, когда можно сразу указать, где именно нужна помощь, на каком этаже или в каком кабинете. - Внедряйте поэтапноНе стоит сразу переводить все процессы в новую систему. Лучше начать с одной-двух задач – например, с ремонта оборудования. Дайте сотрудникам привыкнуть, соберите фидбек, поправьте ошибки. И только потом расширяйте автоматизацию на остальные задачи. Так переход будет плавным и без лишнего стресса.
- Обучите сотрудников и объясните, зачем нужна автоматизацияЧтобы сервис-деск действительно работал, нужно, чтобы все понимали, зачем он нужен. Проведите простые обучающие встречи или сделайте короткие текстовые/видео инструкции. Расскажите, как пользоваться сервисом и какие задачи теперь решаются через него.
- Используйте аналитикуСервис-деск – это не только удобный способ собирать заявки, но и отличный инструмент для анализа работы отдела. Система показывает, сколько заявок приходит, какие задачи самые популярные, кто и как быстро их выполняет. Это помогает понять, где есть проблемы и как их решить. С такой информацией руководителю легче оптимизировать работу подразделения.
Что в итоге
Сервис-деск в АХО – не модный бонус, а реальный инструмент для наведения порядка. Он помогает ускорить обработку заявок, снизить нагрузку на сотрудников и повысить удовлетворенность внутренних заказчиков. Автоматизированная система заменяет десятки писем, устных просьб и разрозненных чатов. Все по регламенту, с соблюдением сроков, с контролем и отчетами.
Такой подход освобождает сотрудников от рутины, снижает число ошибок и позволяет сосредоточиться на действительно важных задачах. Вместо хаоса – порядок, вместо ручного труда – прозрачные процессы.
Такой подход освобождает сотрудников от рутины, снижает число ошибок и позволяет сосредоточиться на действительно важных задачах. Вместо хаоса – порядок, вместо ручного труда – прозрачные процессы.
Поделиться статьёй
Рекомендуем почитать