Организация типовых процессов в компании с помощью сервис-деска

Повседневная работа компании складывается из десятков однотипных задач. Это может быть подключение нового сотрудника, настройка компьютера, оформление командировки или оповещение о новых приказах. На первый взгляд такие задачи просты, но именно они забирают больше всего времени и сил.

Когда нет системы, типовые процессы страдают от трех проблем:

• Потеря информации. Заявки уходят в почту, мессенджеры или устные договоренности. В итоге часть задач выполняется с задержкой или вовсе забывается.

• Неясность ответственности. Сотрудники не понимают, кто именно должен решать их вопрос. Это приводит к перекладыванию задач «с одного стола на другой» и потерянному времени.

• Отсутствие прозрачности. Руководитель не может оперативно оценить, сколько заявок в работе, какие задачи горят по срокам и где узкие места.

Сервис-деск решает эти проблемы за счет организации процессов в единой системе:

• Все заявки фиксируются автоматически. Независимо от канала (почта, чат, портал) обращение не потеряется.

• Есть ответственный за каждую задачу. Система назначает исполнителя или группу исполнителей, а значит – всегда понятно, кто в работе.

• Видна история и статус. Сотрудник видит, что его заявка принята, в работе или закрыта, а руководитель может контролировать эффективность команды.

• Процессы становятся стандартизированными. Повторяющиеся задачи оформляются через шаблоны, где уже прописаны шаги, исполнители и сроки.

Именно поэтому сервис-деск Admin24 – это не только инструмент поддержки, но и основа для организации типовых бизнес-процессов в любой компании.

Процесс найма сотрудников является одним из ключевых бизнес-процессов в любой компании. Он состоит из множества этапов, начиная от создания вакансии и заканчивая подписанием трудового договора. Автоматизация этого процесса с помощью сервис-деска позволяет значительно упростить и ускорить все этапы найма. Но как это можно сделать? Рассказываем на примере.

Автоматизация процесса найма с помощью сервис-деска не только повышает эффективность работы HR-отдела, но и упрощает процедуру подачи резюме для кандидатов, делая ее более прозрачной.

Сервис-деск позволяет легко создавать и управлять заявками на вакансии, отслеживать их статус и назначать ответственных лиц. К тому же система может автоматически отправлять уведомления кандидатам о статусе их заявок, а менеджерам – о новых кандидатах и этапах процесса найма.

Прием нового сотрудника – это всегда целая цепочка типовых процессов. Нужно оформить доступы, выдать оборудование, ознакомить с внутренними правилами, объяснить, где что искать, и кто за что отвечает. Если делать все вручную, большая вероятность что-то упустить: новичок будет ждать ноутбук, не сможет подключиться к корпоративной почте или потеряется в первых задачах.

Сервис-деск Admin24 позволяет превратить адаптацию и онбординг в управляемый и предсказуемый процесс. Особую роль в этом играет связка сервис-деска с базой знаний.
Вместо того чтобы заваливать нового сотрудника ссылками и документами в чатах, он получает доступ к отдельному разделу в базе знаний:

• инструкции по внутренним сервисам и правилам компании;
• регламенты и чек-листы для работы;
• ответы на частые вопросы.

Благодаря этому адаптация проходит быстрее: сотрудник может самостоятельно находить нужную информацию, а HR и руководитель тратят меньше времени на объяснения.

Автоматизация процесса обучения нового сотрудника с помощью сервис-деска и базы знаний не только упрощает работу HR-отдела, но и повышает уровень знания продукта у нового члена команды, способствуя его быстрому началу работы.

Согласование заявки – это важный бизнес-процесс, который требует точности и своевременности. Его автоматизация минимизирует риск возникновения ошибок и ускоряет другие, связанные с согласованием процессы. Согласовывать можно как внешние заявки: заявки на крупные закупки от клиентов, заявки от инвесторов, сложные обращения в техподдержку, так и внутренние, например, на отпуск сотрудника, на закупку офисных расходников.

Admin24 – Service Desk позволяет согласовывать заявки при помощи цепочки согласований. Автоматизация ускоряет этот сложный процесс, который, зачастую, затягивается.

Чтобы было нагляднее, поэтапно разберем процесс согласования заявки на отпуск в Admin24:

• Сотрудник создает заявку на отпуск.

Чтобы было нагляднее, поэтапно разберем процесс согласования заявки на отпуск:

• Сотрудник создает заявку на отпуск.

Подробнее о согласованиях можно почитать здесь.

Заявки на ремонт и обслуживание – это не разовые просьбы сотрудников, а часть типовых процессов, которые регулярно повторяются в любой компании. Если эти процессы не организованы, компания тратит массу времени на уточнения и напоминания.

Сервис-деск Admin24 превращает такие заявки в четко отлаженные процессы:

• у каждой заявки есть единый маршрут – она автоматически направляется в нужный отдел или ответственному;

• система назначает исполнителя и сроки, исключая путаницу;

• сотрудники видят прозрачный статус: заявка принята, выполняется или закрыта;

• руководитель получает аналитику по типовым процессам и может отслеживать их эффективность.

Сотрудник в сервис-деске заполняет форму, где выбирает услугу, заполняет контактные данные и описывает проблему. При необходимости может прикрепить файлы.

Заявка попадает в систему Admin24 и распределяется ответственному автоматически. Специалист приступает к задаче без лишних согласований. Вся история фиксируется: сразу видно крайние сроки, ответственных, наблюдателя и статус «Новая», «В работе», «Завершена» или «Отложена».

Такой подход делает процессы прозрачными, устраняет потерю задач и сохраняет время как для сотрудников, так и для техподдержки.

Типовые процессы в компании — будь то обработка заявок сотрудников, найм и адаптация, согласование документов или работа с клиентскими обращениями — занимают огромное количество времени и ресурсов. Без автоматизации легко допустить ошибки, потерять контроль и снизить эффективность команды.

Сервис-деск Admin24, решает эти задачи комплексно: он централизует заявки, распределяет ответственность, контролирует сроки и сохраняет полную историю процессов. Благодаря этому сотрудники тратят меньше времени на рутину, руководители получают прозрачную отчетность, а клиенты и новые сотрудники остаются довольны качеством работы компании.