Как настроить
автоматические сообщения
Рассказываем, что такое автоматические сообщения, для чего их использовать и какие автоматические сообщения можно настроить в Admin24 – Service Desk.
ВРЕМЯ ПРОЧТЕНИЯ: 3 МИНУТЫ
ВРЕМЯ ПРОЧТЕНИЯ: 3 МИНУТЫ
Хотите улучшить вашу техподдержку?
Подписывайтесь на наш Telegram-канал и получите доступ к эксклюзивному контенту и полезным материалам о клиентском сервисе.
В современном мире клиенты ожидают оперативного и прозрачного решения их задач, особенно при обращении в техническую поддержку. Именно поэтому так важно информировать их о текущем статусе обращения: получено ли оно, принято ли в работу, когда проблема будет решена. Если клиент долго не получает никакого фидбека, то начинает раздражаться, что негативно сказывается на его отношении к вашей компании.
Здесь на помощь приходят автоматические сообщения – заранее настроенные письма, которые автоматически отправляются клиенту на каждом этапе обработки его заявки. Это может быть уведомление о том, что заявка находится в обработке, завершена или отложена. Такие сообщения информируют клиента о статусе его заявки и улучшают клиентский опыт.
Клиенты ценят, когда их держат в курсе событий. Автоматические сообщения помогают избежать недовольства и раздражения, справедливо вызванного отсутствием информации. К тому же они освобождают сотрудников от необходимости вручную информировать клиентов о статусе их заявок, что позволяет сосредоточиться на более сложных задачах.
Помимо уведомлений о статусе заявок, в системе Admin24 можно настроить автоответы для информирования клиента о том, что сотрудник занят и сможет ответить через некоторое время, или о том, что клиент написал в поддержку во внерабочее время, но его обращение будет обработано в первую очередь в начале рабочего дня. Так клиент поймет, что его запрос не остался без внимания и обязательно будет решен.
Здесь на помощь приходят автоматические сообщения – заранее настроенные письма, которые автоматически отправляются клиенту на каждом этапе обработки его заявки. Это может быть уведомление о том, что заявка находится в обработке, завершена или отложена. Такие сообщения информируют клиента о статусе его заявки и улучшают клиентский опыт.
Клиенты ценят, когда их держат в курсе событий. Автоматические сообщения помогают избежать недовольства и раздражения, справедливо вызванного отсутствием информации. К тому же они освобождают сотрудников от необходимости вручную информировать клиентов о статусе их заявок, что позволяет сосредоточиться на более сложных задачах.
Помимо уведомлений о статусе заявок, в системе Admin24 можно настроить автоответы для информирования клиента о том, что сотрудник занят и сможет ответить через некоторое время, или о том, что клиент написал в поддержку во внерабочее время, но его обращение будет обработано в первую очередь в начале рабочего дня. Так клиент поймет, что его запрос не остался без внимания и обязательно будет решен.
Примечание
Не стоит злоупотреблять и настраивать автоматические ответы на каждое действие с заявкой. Это может раздражать клиента. Лучшая стратегия, опробованная нами – отправлять автоматические письма по ключевым действиям, например, когда заявка создана, принята в работу и закрыта.
Настроить автоматические ответы вы можете в разделе «Настройки» во вкладке «Уведомления»→«Автоматические письма»:
Вы можете изменить текст автоматических уведомлений, настроить переменные или отключить определенные уведомления:
- Об изменении постановщика
- Об изменении статуса заявки (для всех статусов, кроме «Завершена»)
- Об изменении ответственного
- Об изменении крайнего срока
- О создании заявки в рабочее и нерабочее время
- О возобновлении заявки
- Об изменении услуги
- Для оценки заявки
- Об изменении приоритета
Для редактирования текста уведомления нажмите пункт «Свое сообщение» и напишите текст.
Для предпросмотра письма, которое будет отправлено клиенту, нажмите на кнопку «Предпросмотр».
Для предпросмотра письма, которое будет отправлено клиенту, нажмите на кнопку «Предпросмотр».
Вот так будет выглядеть текст для клиента. Сохраните готовое письмо.
Примечание
Рекомендуем создавать кастомизированные автоматические ответы, чтобы ваш клиент чувствовал заботу и индивидуальный подход к его проблеме.
Было ли полезно?
Поделиться статьёй
Рекомендуем почитать