Добавочный номер: что это такое и зачем он нужен

Добавочный номер – это короткий идентификационный номер, который назначается отдельному сотруднику, подразделению или офису компании. Его также называют внутренним, так как он используется для идентификации и связи с абонентами внутри компании в рамках одной телефонной сети. Как правило, добавочный номер состоит из комбинации 3-4 цифр, в крупных компаниях он может быть более длинным.

Основная задача добавочных номеров – оптимизация коммуникационной системы организации. Когда каждый сотрудник и подразделение имеют свой внутренний номер, это позволяет клиентам сразу связаться с нужным человеком или отделом, и процесс обслуживания происходит гораздо быстрее.

Помимо создания удобной коммуникации с клиентами, использование добавочных номеров дает компаниям ряд других преимуществ:

• Упрощение внутренней коммуникации. Сотрудникам внутри компании не придется запоминать и вводить длинные номера, чтобы связаться с коллегами – нужно просто набрать короткую комбинацию из цифр. Это оптимизирует время, которое сотрудники тратят на решение рабочих вопросов.

• Экономия средств на телефонной связи. Подключение добавочных номеров позволяет значительно сократить количество основных номеров, зарегистрированных на компанию и требующих абонентской оплаты. А так как добавочный номера «прикрепляются» к основным, то внутри корпоративной сети сотрудники могут общаться бесплатно, независимо от их местоположения – например, другой город или страна.

• Снижение нагрузки на операторов и секретарей. Внутренние номера позволяют организовать быструю прямую связь с необходимыми специалистами, не вовлекая в этот процесс других сотрудников.

• Анализ офлайн-маркетинговых кампаний. Каждому рекламному каналу можно назначить уникальный добавочный номер и с помощью них отслеживать, какой канал привлекает больше всего клиентов и, соответственно, более эффективен.

Алгоритм звонка зависит от того, где находятся абоненты, и по какому телефону совершается звонок.

1. Как позвонить внутри одного подразделения в рамках корпоративной телефонной сети. Для этого нужно знать внутренние номера сотрудников компании. Например, менеджеру Сергею с добавочным номером 102 нужно позвонить менеджеру Юлии с добавочным номером 105, сидящей в соседнем кабинете. Сергей поднимает трубку и набирает 102 для быстрой связи с Юлией. Юлия же звонит Сергею по номеру 105.

2. Как позвонить в другое подразделение в рамках корпоративной сети. Добавочные номера могут быть также присвоены разным отделам компании. Например, отдел продаж – номер 10, а отдел техподдержки – 12. В таком случае, чтобы позвонить на добавочный номер менеджера Юлии из отдела продаж, сотруднику любого другого отдела нужно набрать: 10-105.

3. Как позвонить на добавочный номер компании абоненту со стороны. Это зависит от телефона, который использует пользователь:

• Звонок со стационарного телефона. Важно помнить, что для звонков на внутренние номера телефон должен поддерживать тональный набор. На стационарных телефонах перевод в тональный режим обычно происходит при нажатии и коротком удерживании кнопки с надписью «Tone» и звездочкой «*».

Алгоритм звонка прост:

1. Нужно набрать основной номер компании и прослушать информацию от голосового меню о всех существующих в компании добавочных номерах.
2. Затем перевести телефон в тональный режим и ввести нужный добавочный номер.

Если голосовое меню не предусмотрено, то после включения автоответчика нужно в тональном режиме набрать добавочный номер, предварительно узнав его у сотрудника.

• Звонок с мобильного телефона. На смартфонах тональный режим есть по умолчанию. Алгоритм звонка выглядит так:

1. Пользователь набирает основной номер компании.
2. Прослушивает голосовое меню и нажимает «*». Звездочка используется для разделения основного и внутреннего номеров.
3. Вводит нужный внутренний номер. На экране телефона номер будет выглядеть, например, так: 8-800ХХХХХХХ*101.
4. Затем надо нажать зеленую кнопку вызова.

• Звонок через ПК или ноутбук. Для этого на них необходимо установить специальное приложение – софтфон. Он позволяет набирать номер с помощью клавиатуры на экране, используя мышь. На этих устройствах набор номера по умолчанию осуществляется в тональном режиме.

Для внутренних номеров можно настраивать маршрутизацию и переадресацию вызова, записывать и хранить разговоры, вести журнал звонков и др.

Добавочные номера работают на базе офисной и облачной (виртуальной) телефонной станции (АТС). Обычная офисная АТС ограничена количеством портов для их подключения. Например, если портов 45, то подключить можно только 45 внутренних номеров, дальше придется докупать оборудование. Поэтому наиболее оптимальным вариантом будет использование облачной АТС с гибкими настройками и возможностью масштабирования.

Способы подключения номеров зависят от имеющегося телефонного оборудования компании:

• Аналоговые телефоны можно «переформатировать» для подключения добавочных номеров с помощью специальных адаптеров (IP-шлюзов).
• Если в компании уже есть IP-телефоны, то к ним добавочные номера подключаются напрямую, без адаптеров.
• При использовании для связи компьютеров, ноутбуков или смартфонов на них устанавливается специальное ПО – софтфон. Это приложение, позволяющее совершать и принимать звонки через интернет и заменяющее IP-телефоны. Для общения через софтфон понадобится гарнитура (наушники и микрофон).

Подключение добавочных номеров и внедрение виртуальных АТС производится специалистами компаний-провайдеров офисной IP-телефонии.