Блок CRM в Админ24: управляйте продажами, клиентами и задачами в одном окне

Многие компании до последнего работают с клиентами в Excel, заметках или просто «на коленке». Пока клиентов 10–20 – это терпимо. Но когда лидов становится 100+, когда у каждого своя стадия, свои задачи, звонки, встречи, а ещё есть сделки, компании и контакты – начинается хаос.

Вот симптомы, которые знакомы всем, кому уже недостаточно ручного управления:

• Непонятно, кто из менеджеров и с каким клиентом работает прямо сейчас.

• Задачи теряются: обещали перезвонить – забыли, договорились о встрече – пропустили.

• Нет единой истории: комментарии в одном месте, файлы в другом, звонки в третьем.

• Чтобы понять, на какой стадии лид, нужно перечитать месячную переписку.

• Руководитель не видит реальной картины: сколько новых лидов, у кого горят задачи, кто продвигает сделки, а кто завис на одном месте.

Мы в Админ24 решили эту проблему комплексно. Наша CRM-система – это инструмент для управления клиентской базой, сделками и рабочими задачами. В этой статье мы расскажем, как правильно начать работу в системе: от первичного наполнения базы до повседневного использования всех основных возможностей.

Прежде чем загружать клиентов и создавать сделки, важно понять логику сущностей:

• Лид – это потенциальный клиент, который ещё не оплатил ваши услуги/продукт. С него начинается большинство продаж. Лид движется по воронке стадий и на финальной стадии либо переходит в Компанию (статус «Качественный»), либо становится Некачественным. Изначально мы загружаем базу клиентов в Лиды.

• Компания – это клиент, с которым вы уже работаете и который получил статус «Качественный». Перевод происходит автоматически при смене статуса.

• Некачественный лид – это клиент, с которым вы больше не работаете по причинам, индивидуальным для каждой компании: например, он категорически отказался, или с этим клиентом компания не планирует работать.

• Контакт – физическое лицо, связанное с компанией. Вы можете прикрепить неограниченное количество контактов к Компании.

• Юридическое лицо – реквизиты организации клиента. У одной Компании или Лида может быть несколько юрлиц (ООО, ИП и т. д.), например, для разных договоров или филиалов.

• Сделка – это уже конкретный коммерческий процесс с суммой, воронкой и стадиями. Сделка всегда привязана к Компании.

В разделе «Все клиенты» вы можете увидеть Лиды, Компании и Некачественные Лиды.

Чтобы было, с чем работать, необходимо внести в систему ваших клиентов и потенциальных покупателей. Сделать это можно двумя способами: вручную или импортировать их из файла.

Если у вас уже есть клиентская база в формате Excel или CSV, самый быстрый способ перенести её в систему – воспользоваться функцией импорта. Это возможно для клиентов, компаний, контактов и сделок.

Перейдите в нужный раздел (например, «Лиды» или «Компании»), кликните на иконку шестерёнки в правом углу страницы и выберите «Импорт». Процесс состоит из пяти шагов:

1. Загрузите файл в поддерживаемом формате – CSV, XLS, XLSX или ODS – и назначьте ответственного за импортируемые записи. Также укажите, содержит ли первая строка файла заголовки столбцов.

2. Система попросит вас сопоставить столбцы вашего файла с полями CRM. Поля, отмеченные звёздочкой (*), являются обязательными. Обратите внимание: номера телефонов должны быть в международном формате, иначе они не будут импортированы.

3. Настройте обработку дубликатов. Здесь важно выбрать правильную стратегию:

• Разрешить – если вы импортируете базу впервые и уверены, что дублей нет.
• Объединять – если часть клиентов уже внесена вручную и нужно дополнить их данными из файла.
• Заменять – если данные в файле актуальнее тех, что уже есть в системе.
• Пропускать – если вы хотите добавить только новые записи, не трогая существующие.

После завершения импорта система покажет итоги: сколько записей добавлено, объединено и заменено.

Если клиент появился прямо сейчас, добавьте его вручную. При создании клиента укажите имя, email, телефон, ответственного менеджера, источник обращения (звонок, форма, почта, мессенджер и т.д.) и добавьте комментарий для внутреннего использования. При необходимости прикрепите наблюдателя – сотрудника, который будет видеть карточку, но не будет за неё отвечать.

Прежде чем начать работать со сделками, настройте воронки продаж. Перейдите в «Настройки» → «CRM» → «Воронки». По умолчанию уже доступна первичная воронка, но вы можете создать собственные – например, отдельную воронку для нового продукта или нового направления бизнеса.

При создании воронки задайте стадии для трёх этапов: «В процессе» (например, «Новая заявка», «Коммерческое предложение», «Переговоры»), «Успех» и «Провалена».

Аналогично настройте стадии лидов через иконку шестерёнки в разделе «Лиды» – здесь можно добавить стадии типа «Счет оплачен» или указать причины отказа.

Если на вашем сайте есть формы обратной связи, подключите CRM-формы Админ24. Перейдите в «Настройки» → «CRM» → «CRM формы», создайте форму, назначьте ответственного и скопируйте готовый код для вставки на сайт.

После этого каждая заявка с сайта будет автоматически создавать карточку лида в системе, а ответственный менеджер получит уведомление.

Вместо конкретного сотрудника в качестве ответственного можно указать группу – тогда входящие заявки будут распределяться по менеджерам последовательно по очереди. Настройка групп доступна в разделе «Настройки» → «CRM» → «CRM группы».

Ежедневно менеджер открывает «Мои Дела» и видит перечень дел, которые необходимо выполнить за выбранный период. Также можно просмотреть перечень дел по любому менеджеру, при наличии прав доступа. Из перечня можно легко перейти в карточку Лида или Компании, закрыть Дело/Звонок/Встречу, перенести дату Дела/Звонка/Встречи или поставить Новое.

Работа в CRM начинается с работы с Лидами:

• Менеджер получает Лид в стадии «Не обработан».

• Работает с Лидом, отправляет КП, проводит встречи – все эти действия фиксируются в карточке лида через создание дел, звонков, комментариев.

• По мере работы менеджер переводит лид на следующие стадии (например, «Контакт установлен» → «КП отправлено»).

• Финальный этап: после оплаты счета клиентом менеджер переводит лид на стадию «Качественный». Система автоматически конвертирует его в тип «Компания».

После конвертации Лида, центральным элементом системы становится Компания. Именно здесь хранится вся история взаимодействия с клиентом. Откройте карточку, кликнув на название клиента, и вы увидите полную информацию: контактные данные, ответственный, источник, описание, прикреплённые контакты, юридические лица и сделки.

Во вкладке «Активность» отображаются все действия: комментарии, созданные дела, звонки, встречи. Здесь же можно воспользоваться быстрыми ответами – заранее заготовленными шаблонами для коммуникации с клиентом. Быстрые ответы настраиваются в «Настройках» → «CRM» → «Быстрые ответы».

В карточке Компании вы можете добавлять/редактировать и закрывать Дела по Клиенту.

Вы можете создавать Сделки прямо в карточке Компании, не переходя в отдельный раздел.

При подключенной телефонии в верхней части карточки появится кнопка звонка, а в «Активности» – история звонков с записями разговоров.

При создании сделки выберите воронку, укажите сумму и валюту, а также ответственного. По мере продвижения сделки меняйте её стадию – вся история изменений фиксируется автоматически.

В разделе «Сделки» удобно отслеживать общую картину: фильтруйте по воронке, сумме, ответственному или дате создания, чтобы видеть, на каком этапе находятся все активные сделки.

Инструмент «Юридические лица» позволяет управлять реквизитами контрагентов, привязывать их к компаниям и лидам, а также отслеживать активность и сделки по каждому юрлицу.

Вы можете добавить неограниченное количество юридических лиц на Лиды и Компании.

Инструмент «Контакты» позволяет хранить информацию об ответственных лицах, связанных с Лидами и Компаниями.

При создании Лида или Компании вы можете создать неограниченное количество Контактов. Укажите Имя, электронную почту, номер телефона. Добавьте необходимую информацию и должность.

В разделе предусмотрены фильтры по имени, email, телефону, ответственному, дате создания или клиенту, чтобы быстро найти нужный Контакт и увидеть, с какими Сделками и Юридическими лицами он связан.

Каждый сотрудник в системе видит только те карточки, в которых он является ответственным или наблюдателем. Это означает, что данные надёжно разграничены внутри команды.

Для контроля рекомендуем регулярно проверять раздел «Дела» – здесь доступны гибкие фильтры по ответственному, крайнему сроку, просроченности и важности.

Это лишь верхушка айсберга. Полные инструкции по работе с дашбордом, лидами, сделками, контактами и настройками скоро появятся в нашем Справочном центре.