Кейсы по внедрению Admin24 — Service Desk

Внедрение сервис-деска для сети розничных магазинов

Сеть розничных магазинов в Москве стала стремительно развиваться: в начале года у них было 7 точек, а к июлю они стали открывать магазины в соседних городах. 

Обращения от клиентов принимали, в основном, по телефону. Реже — по электронной почте. На ручное распределение заявок уходило много времени, а хранить информацию в таблице было неудобно.

В компании приняли решение внедрить Admin24 – Service Desk, чтобы контролировать соблюдение сроков по выполнению заявок и автоматизировать поддержку.


Привыкли к таблице и звонкам


С самого открытия в сети магазинов поддержку оказывали только по телефону и электронной почте. Обращений было немного, так как сеть насчитывала всего 7 магазинов, и сотрудники службы поддержки успевали обрабатывать заявки. 

Информацию, которую получали от клиентов, записывали в таблицу Excel. Поначалу это было удобно: все клиенты, их данные и обращения были в одном месте. Но, когда розничных точек и, соответственно, обращений стало больше, таблицы начали заметно расти в размере, и ориентироваться в них было неудобно. 

Расширение штата сотрудников поддержки не помогало, так как проблема была именно в способе оказания поддержки. Клиентам часто приходилось ждать больше 5 минут в ожидании ответа по телефону, а по электронной почте отвечали в течение суток. Это было связано не с недостатком специалистов, а с неудобством при обработке заявок — не хватало автоматизации.

Клиенты иногда сообщали, что хотели бы, чтобы поддержка была более удобная: они просили чат на сайте или сообщения в группе Вконтакте. Компания взяла курс на улучшение поддержки, и тогда они выбрали Admin24 – Service Desk — программу для учёта и обработки заявок.

Сервис-деск внедрили за 3 дня


На внедрение программы, обучение сотрудников и настройку соглашения об уровне сервиса ушло 3 дня. После этого специалисты принимали и обрабатывали все заявки через сервис-деск.

Количество каналов связи расширили: теперь связаться с компанией можно через социальные сети, мессенджеры и чат на сайте. Особенно полезными оказались боты — они отвечают клиентам, принимают обращения и создают на их основе заявки.

Отдельно настроили SLA — соглашение об уровне сервиса: выставили максимальное время реагирования на обращение и стандартный срок его обработки. С помощью этой функции руководитель отдела контролирует соблюдение регламента по сроку выполнения заявок. 

Приходящие заявки распределяются автоматически между сотрудниками в порядке очереди, что экономит время руководителя отдела. Также полезной функцией стала возможность изучение аналитики в разделе «Отчёты».

Масштабирование бизнеса проходит равномерно


Новые точки начали открываться так быстро, что поддержка поначалу перестала справляться с обращениями клиентов. Старый метод с заполнением таблиц уже не работал, но проблема была полностью решена с помощью Admin24 – Service Desk.

Сотрудникам стало проще работать благодаря удобному интерфейсу сервис-деска: заявки находятся в одном месте и всегда перед глазами их крайний срок и описание. Специалисту легко ориентироваться в сроках и понимать приоритет задач.

Клиентам теперь легче связываться с компанией, а дожидаются ответа они в 2 раза меньше. Это положительно сказалось на их лояльности, что стало заметно по увеличению отзывов с хорошей оценкой на специальных интернет-ресурсах.

Admin24 – Service Desk подходит практически любому бизнесу: с его помощью можно организовать как внешнюю поддержку клиентов, так и внутреннюю.
Кейсы по внедрению Admin24 — Service Desk