Настройка внутренней системы заявок для ООО «СКП Татнефть – Ак Барс»
Недавно к нам обратилась крупная российская компания ООО «СКП Татнефть – Ак Барс». Руководству было необходимо настроить систему подачи заявок в IT-отдел для обеспечения внутренней технической поддержки сотрудников.
ВРЕМЯ ПРОЧТЕНИЯ: 5 МИНУТ
ВРЕМЯ ПРОЧТЕНИЯ: 5 МИНУТ
- Задача:Настроить сбор заявок в IT-отдел от сотрудников при помощи Telegram-бота и через форму. Назначить услуги, подуслуги, настроить распределение по ответственным.Результат:Была настроена система сбора заявок в Admin24 через Telegram-бота и форму. Были настроены услуги, подуслуги. Заявки автоматически маршрутизируются по ответственным.
О компании
Татнефть – это одна из крупнейших нефтегазовых компаний в России. Она занимается добычей, переработкой и продажей нефти и газа. Имеет несколько дочерних и зависимых компаний, включая Нижнекамскнефтехим, Татэнерго, а также хоккейный клуб Ак-Барс.
Компании потребовалось настроить систему заявок для организации внутренней поддержки сотрудников. Для сбора обращений решили использовать форму и Telegram-бота, так как использование мессенджера упрощает подачу заявок через мобильные устройства.
“
После длительного мониторинга сервис-десков, имеющих интеграцию с популярным мессенджером Telegram, выбор пал на Admin24 – Service Desk.
Настройка системы заявок
Компанией Татнефть была настроена подача заявок в IT-отдел при помощи бота в мессенджере Telegram и через форму. В системе работает 4 сотрудника из IT-отдела – их достаточно для обработки всех заявок.
Сбор заявок через Telegram
Для того, чтобы оставить обращение, сотруднику необходимо перейти в Telegram-бот по названию, ссылке или QR-коду:
Далее сотрудник должен запустить бота, кликнув по кнопке «Начать». Бот позволяет создавать новые и переоткрывать старые заявки.
При открытии заявки сотруднику необходимо выбрать услугу и подуслугу, чтобы его заявка попала к нужному менеджеру.
После чего сотрудник вводит контактные данные, описание проблемы, добавляет файлы, при необходимости. Вся эта информация сохранится в Admin24 и прикрепится к карточке заявки – ничего не потеряется.
После отправки заявки в IT отдел сотруднику приходит соответствующее уведомление, в котором будет указано примерное время принятия сотрудником задачи в работу и крайний срок выполнения.
Сотрудники могут подавать повторные заявки по такому же принципу.
Сбор заявок через форму
Сотрудники ООО «СКП Татнефть – Ак Барс» могут подавать заявки в IT-отдел при помощи формы со следующими графами:
- Услуга
- Подуслуга
- ФИО
- Email
- Описание заявки
При подаче заявку через форму необходимо выбрать услугу и подуслугу.
Далее сотрудник вводит ФИО, контактные данные, прикрепляет файлы. Количество прикрепленных файлов будет отображаться цифрой:
После заполнения всех полей и прикрепления необходимых документов сотрудник отправляет заявку. Появляется соответствующее уведомление:
На почту, указанную при создании заявки, приходит письмо об отправке заявки. При необходимости сотрудник может отправить ответное письмо и прикрепить документы или написать дополнительную информацию.
Благодаря такой системе сбора обращений, заявки будут приходить точно к ответственным. Они не затеряются, а каждый сотрудник будет видеть свою зону ответственности и свои задачи.
Руководство ООО «СКП Татнефть – Ак Барс» осталось довольно внедрением Admin24 – Service Desk. Система позволила наладить сбор обращений для внутренней поддержки сотрудников. Она оказалась удобной, легко настраиваемой и функциональной.
“
Мы провели большую работу и подготовили клиенту презентацию с инструкцией по подаче заявок в IT-отдел, благодаря которой сотрудники ООО «СКП Татнефть – Ак Барс» смогут быстро адаптироваться к работе.
Мы предоставляем подобные услуги на индивидуальных условиях и всегда готовы помочь нашим клиентам. Демонстрационные материалы из презентации вы могли видеть выше.
Мы предоставляем подобные услуги на индивидуальных условиях и всегда готовы помочь нашим клиентам. Демонстрационные материалы из презентации вы могли видеть выше.
Поделиться статьёй
Рекомендуем почитать