Как перейти на Admin24 с другого сервис-деска

Определите, кто будет заниматься внедрением: собственный IT-отдел или вам понадобится помощь специалистов компании вендора. Во многом это решение зависит от того, какую версию продукта вы приобретаете – облачную или коробочную. С «облаком» начать работать намного проще и быстрее, чем с «коробкой» – для ее установки нужны опытные специалисты.

Проанализируйте все рабочие процессы в действующей системе и разделите их на три категории:

• Перенос без изменений – работают эффективно.
• Перенос с доработками – нужна оптимизация.
• Исключение из переноса — устарели или неэффективны. 

Уделите отдельное внимание команде. Выявите сотрудников, чьи задачи затронет переход, и заранее подготовьте план их адаптации: обучение, перераспределение нагрузок или изменение KPI.

Рассмотрите, как ваш текущий сервис-деск связан с другими сервисами и программами компании. Оставьте только важные рабочие интеграции, которые нужно будет перенести в Админ24.

Перед миграцией для знакомства со всеми функциями Админ24 воспользуйтесь бесплатным демо-режимом. Вы сможете в течение 15 дней работать на тарифе Энтерпрайз, который включает весь функционал сервис-деска. Это поможет определиться с тем, какие функции действительно нужны, а за какие не стоит переплачивать.

Подберите оптимальный тарифный план Админ24, исходя из нужности того или иного функционала системы и финансовых возможностей вашей компании. Несколько советов о том, как подобрать и оплатить подходящий тариф Admin24, мы давали в нашем другом материале. А как выбрать между коробочным и облачным решением подробно читайте здесь.

Перед началом работы в Админ24 нужно настроить систему. Начните с самого необходимого – с базовых процессов:

• каталог услуг;
• SLA, 
• формы для сбора заявок;
• интеграции с мессенджерами;
• интеграцию с телефонией. 

Более глубокую настройку (быстрые ответы, чат-боты, база знаний, учет расходников и оборудования и другие) оставьте на потом. Так вы быстрее запустите систему, а все дополнительные функции сможете добавить позже, когда основные уже будут работать. Для начала работы в облачной версии сервис-деска Админ24 воспользуйтесь нашей инструкцией по быстрому старту.

На начальном этапе переносите важные данные и процессы, которые не требуют изменений и доработок. Параллельно важно обеспечить бесперебойную работу старой системы на время перехода – это предотвратит сбои в бизнес-процессах. Если полный перенос данных невозможен сразу, предусмотрите временное параллельное использование двух систем, чтобы команда поддержки могла постепенно адаптироваться к изменениям без риска для операционной деятельности.

Импортировать компании и контакты можно из файлов CSV, XLS и XLSX – подробно о том, как это правильно сделать читайте здесь. Чтобы переместить пользователей в Админ24, список адресов их электронной почты нужно сохранить в файл в формате .txt и затем загрузить его в сервис-деск. В статье разбирали кейс перехода на Admin24 – Service Desk с зарубежного сервис-деска.

Заранее проинформируйте команду о причинах перехода и преимуществах новой системы, предоставьте инструкции и поддерживайте сотрудников на первых этапах работы. Админ24 не требует длительного обучения – интерфейс сервис-деска интуитивно понятен и прост в освоении. Не забудьте и про клиентов: краткий анонс изменений в соцсетях и почтовых рассылках, а также оперативная поддержка помогут им быстрее перейти на работу в Admin24. Как правило, полноценный переход на новую систему автоматизации занимает не больше 1-2 недель.