ITAM: что это такое, зачем нужен бизнесу и как внедрить

Что такое ITAM

IT Asset Management (ITAM) – это набор методов, процессов и инструментов для контроля и управления компьютерной техникой, программным обеспечением и цифровыми сервисами компании на протяжении всего срока их использования. ITAM охватывает весь жизненный цикл активов: от момента покупки оборудования (или получения лицензии) – до их списания (или окончания срока действия) .
Главная задача ITAM – обеспечить, чтобы каждый элемент ИТ-инфраструктуры был учтен, эффективно и безопасно использовался, а также приносил максимальную пользу бизнесу с минимальными финансовыми затратами.

ITAM состоит из трех ключевых направлений:

1. Технический учет – фиксирует все оборудование и ПО, отслеживая их изменения от момента установки до списания.
2. Финансовый контроль – учитывает не только стоимость покупки, но и все сопутствующие расходы на обслуживание и эксплуатацию. Затраты на содержание часто превышают первоначальную цену более чем в 5-7 раз.
3. Юридический контроль – проверка лицензий ПО на актуальность (соответствие используемым программам и оплаченным срокам) и договоров на закупку ИТ-активов.

Проще говоря, ITAM помогает бизнесу знать, какое оборудование и программы есть в организации, где они в данный момент находятся и/или установлены, кто ими пользуется, когда требуется обслуживание, обновление или замена, и сколько все это стоит.

Что относится к ИТ-активам

ИТ-активом считается любой компонент ИТ-инфраструктуры, который имеет ценность для организации и необходим для реализации ее деятельности. К таким активам относятся:

1. Материальные активы

Компьютеры и мобильные устройства:

• рабочие станции (ПК);
• ноутбуки;
• планшеты;
• смартфоны;
• офисная техника (принтеры, сканеры);
• устройства ввода (клавиатуры, мыши) и другое.

Сетевое и серверное оборудование:

• сетевое оборудование (маршрутизаторы, коммутаторы);
• хранилища данных (NAS, SAN);
• серверы и стойки в дата-центрах;
• сетевые кабели и компоненты;
• и другое.

2. Нематериальные активы

• Программное обеспечение и лицензии:
• лицензии на ПО (Windows, 1С);
• контракты с поставщиками;
• облачные сервисы (SaaS, IaaS, PaaS);
• системы резервного копирования;
• доменные имена и SSL-сертификаты;
• корпоративные аккаунты (CRM-системы, ERP-программы);
• приложения и сервисы, разработанные компанией и другое/

Для более ясного понимания, как классифицировать тот или иной актив, есть простой принцип: материальные активы можно потрогать (и даже уронить 🙂), а нематериальные существуют в «виртуальной реальности» в виде ключей доступа, на бумаге в виде договоров и в бухгалтерских документах.

Например, офисный ноутбук – это материальный актив, а лицензия на программу Microsoft Office – нематериальный. Одно без другого работать не будет, поэтому важно учитывать оба актива.

ITAM как процесс управления

IT Asset Management (ITAM) – это не разовая задача, а непрерывный процесс управления, требующий постоянного внимания. Его нужно адаптировать под изменения в ИТ-инфраструктуре, бизнес-целях и технологиях компании. Процесс управления состоит из нескольких этапов:

• Инвентаризация ИТ-активов

  Первый и самый важный этап – создать точный перечень всей ИТ-инфраструктуры компании. Для этого необходимо зафиксировать по каждому активу: его тип и характеристики, где находится, дату приобретения и первоначальную стоимость. Без такого перечня невозможно понять, что у компании реально есть в наличии, а что только числится на бумаге.

  Полнота и точность исходных данных напрямую влияют на качество всего процесса ITAM.

• Расчет стоимости владения ИТ-активом

  Следующий этап – определение совокупных затрат на каждый актив на протяжении его жизненного цикла. Помимо первоначальной стоимости приобретения актива, важно учитывать все сопутствующие расходы: регулярное обслуживание, возможные модернизации, затраты на ремонты и окончательную утилизацию оборудования. Такой комплексный расчет позволяет получить реальную картину финансовых вложений в ИТ-инфраструктуру.

• Мониторинг ИТ-активов

  Инструменты управления активами позволяют непрерывно отслеживать все it-активы компании и контролировать критические сроки – например, окончание гарантий, лицензий и сервисных контрактов. Это минимизирует риски простоев или незапланированных расходов, а также позволяет вовремя планировать техническое обслуживание.

• Техобслуживание ИТ-активов

  Данный этап подразумевает ремонт, модернизацию и замену активов. Все выполняемые работы фиксируются в ITAM-системе, что позволяет анализировать эффективность и производительность каждого актива, прогнозировать сроки следующего обслуживания и принимать решения о дальнейших действиях – ремонтировать или заменять оборудование.

  Например, если ITAM показывает, что сервер требует ремонта 3-й раз за год – вероятно, выгоднее его заменить, чем продолжать чинить.

• Финансовое планирование

  Это завершающий этап управления ИТ-активами. На основе данных об их состоянии, жизненном цикле и стоимости можно прогнозировать будущие расходы и распределять бюджет. Главная задача этапа – определить, сколько средств потребуется для поддержания работы критически важных активов. Например, если оборудование обеспечивает бесперебойную работу ключевых систем (CRM, HRM, 1С, кассовое ПО и др.), его обслуживание, как и за предыдущие периоды, потребует высокого уровня финансирования. Для малоэффективных активов стоит оценить и сравнить затраты на их модернизацию для увеличения производительности – с переходом на альтернативные решения.

Перечисленные процессы взаимосвязаны и являются элементами единой системы управления ИТ-активами. Их применение на практике может различаться в зависимости от специфики и размеров компании, отраслевых особенностей бизнеса и используемых ITAM-инструментов.

ITAM и ITSM

Говоря об ITAM, стоит сказать пару слов и о методологии ITSM. Эти два подхода входят в набор лучших практик практик управлению информационными технологиями – библиотеку ITIL. ITAM и IT Service Management (ITSM) имеют общую цель – повышение эффективности ИТ-инфраструктуры. Но у них разная направленность – ITSM фокусируется на оказании качественных ИТ-услуг внешним или внутренним пользователям, а ITAM обеспечивает контроль и качественное использование ИТ-активов для предоставления этих услуг.

Основные процессы ITSM:

• Управление инцидентами. Например, сбой подключения к сети или приложению.
• Управление обращениями пользователей. Например, установка ПО, доступ к системам.
• Управление изменениями. Например, замена оборудования, обновление ПО.
• Управление проблемами. Выявление первопричин сбоев, их устранения и предотвращения повторного возникновения.

Основные процессы ITAM:

• Учет оборудования, ПО, облачных подписок.
• Контроль лицензий и соответствия требованиям.
• Оптимизация затрат на ИТ-ресурсы.

Для реализации этих двух технологий можно использовать сервис-деск – программное обеспечение, позволяющее автоматизировать службу поддержки и оперативно обрабатывать обращения клиентов. Например, Admin24 – Service Desk упрощает и ускоряет процесс управления инцидентами, обеспечивает разрешение обращений в соответствии с SLA (соглашения о сервисном обслуживании, Service level agreement), маршрутизирует и приоритезирует заявки, а также позволяет вести учет оборудования и расходных материалов. Активы можно прикреплять к заявкам и отслеживать их трату, а также остатки.

Более подробно о реализации ITSM в сервис-деске рассказали в другой статье.
Часто ITAM и ITSM используются вместе для эффективного использования ИТ-ресурсов компании, однако ITAM может работать и автономно.

Преимущества ITAM-системы для бизнеса

ITAM позволяет бизнесу автоматизировать и оптимизировать управление ИТ-активами. А именно:

• Автоматизировать учет и мониторинг активов

  Инструменты ITAM сами собирают и записывают всю информацию об активах, их ремонтах и перемещениях. Это экономит часы рабочего времени – не надо проводить инвентаризации вручную, снижается риск ошибки из-за человеческого фактора. Все актуальные данные хранятся в одной системе и всегда под рукой, а сотрудники смогут заниматься более важными бизнес-задачами.

• Оптимизировать расходы на ИТ-ресурсы

  ITAM помогает компаниям избежать нерациональных закупок и перерасхода бюджета. Часто организации приобретают избыточное оборудование, которое годами пылится на складах. Проблема возникает из-за отсутствия точных данных о реальных потребностях компании в it-активах и их фактическом использовании. ИТ-отделы вынуждены планировать закупки, опираясь на разрозненные и часто устаревшие данные, не видя полной картины. В итоге – переплаты за ненужное оборудование, дополнительные расходы на хранение, обслуживание и утилизацию неиспользуемых активов.

  ITAM-система собирает запросы всех отделов, анализирует реальное время использования оборудования и сроки его службы, на основе чего можно грамотно планировать закупки и распределять ИТ-активы внутри компании.

• Прозрачно управлять жизненным циклом активов

  Система помогает вести контроль над всем периодом эксплуатации активов и связанными с ними финансовыми потоками: постановка на учет, распределение по отделам, перемещения между филиалами, ремонты и окончательная утилизация оборудования. Руководство получает подробную информации о каждом устройстве, что обеспечивает прозрачный контроль над активами и способствует принятию верных управленческих решений по ИТ-ресурсам организации.

• Управлять рисками

  Комплексный подход ITAM к работе с ИТ-активами позволяет существенно снижать риски для бизнеса. В области цифровой безопасности система минимизирует угрозы утечек данных – это происходит за счет автоматического выявления уязвимого или «теневого» ПО, а также контроля списания оборудования с конфиденциальной информацией. Финансовые риски сокращаются благодаря предотвращению штрафов за лицензионные нарушения и оптимизации затрат на обслуживание устаревших активов. На операционном уровне ITAM уменьшает простои за счет своевременного планирования модернизации и обновления.

• Повысить удовлетворенности пользователей

  Автоматизация учета it-активов в ITAM-системе значительно сокращает сроки выдачи нового оборудования сотрудникам. Например, при поступлении запроса на ноутбук служба поддержки сразу же видит доступные устройства с конкретными характеристиками на складе, что ускоряет процесс подбора нужного устройства. Отделу бухгалтерии актуальные данные об ИТ-активах позволяют формировать отчеты за минуты вместо часового ручного сбора информации по отделам. Кроме того, своевременное обновление техники и ПО снижает количество внутренних и внешних обращений в службу поддержки, что напрямую повышает качество ИТ-сервисов.

Как внедрить ITAM

Так как ИТ-активы взаимодействуют с разными подразделениями в организации, то внедрение ITAM – достаточно сложный процесс, требующий изменений в техподдержке, бухучете, финансах и других бизнес-процессах предприятия. Также этот процесс затрагивает многих сотрудников, что потребует определенного времени на их обучение и формирования привычки работать в новой системе. Поэтому внедрение должно быть постепенным и плавным.

Процесс внедрения ITAM состоит из следующих этапов:

• Определение целей

  Четко сформулируйте, зачем внедряете ITAM. Например, сократить расходы на лицензии, снизить простои оборудования или улучшить качество клиентского сервиса.

• Проведение аудита активов

  Соберите базовую информацию об активах (название, серийный номер, дата покупки) из бухгалтерских отчетов, электронных файлов, бумажных списков и т.п. Важно также учесть ИТ-активы подразделений и филиалов. На старте сведения будут минимальными, поэтому потребуется их постепенное пополнение.
  Для этого можно использовать специализированные инструменты, (например, Discovery Tools, Lansweeper и PDQ Inventory), для автоматического сбора недостающих сведений об оборудовании и ПО. Цель на данном этапе – создать полную и актуальную базу активов для дальнейшего управления в ITAM-системе.

• Формирование команды

  Внедрение ITAM это своего рода проект, поэтому важно распределить зоны ответственности между его ключевыми участниками. Например, специально выделенный менеджер координирует весь процесс внедрения, IT-администратор настраивает систему и поддерживает актуальность данных, финансовый отдел контролирует затраты.

• Выбор ITAM-системы

  Правильно подобранная программа для управления it- активами должна учитывать бизнес-задачи и бюджет компании, оптимизировать затраты на ИТ-инфраструктуру, усиливать ее безопасность и повышать эффективность. При выборе решения стоит обратить внимание на наличие в нем следующих функций:

  • Автоматическая инвентаризация – обнаружение всех активов в сети без ручного ввода.
  • Управление лицензиями – контроль соблюдения соглашений и предотвращение штрафов.
  • Мониторинг использования ИТ-активов – выявление невостребованных и «теневых» ресурсов для сокращения затрат.
  • Интеграции – совместимость с ITSM, CMDB (базой данных управления конфигурацией), бухгалтерскими программами, системами контроля учета заявок Service Desk.
  • Аналитика и отчетность – готовые шаблоны отчетов по амортизации, ROI и рискам.
  • Производительность – работа с большими объемами данных и масштабируемость.

  Выбирая систему ITAM, уточните у поставщика ПО сможет ли он предоставить помощь во внедрении в случае необходимости.

• Обучение сотрудников

  Для успешного старта работы с новой системой проведите презентацию для коллектива, наглядно демонстрируя ее преимущества – как она поможет оптимизировать рабочие процессы каждого сотрудника и будет способствовать развитию компании в целом.

  Внедрите систему мотивации, стимулирующую активное использование ITAM, и собирайте обратную связь от сотрудников.

• Запуск тестового режима

  Запустите работу ITAM-системы сначала в одном отделе или для ограниченного круга активов (например, только ноутбуки или ПО). Проверьте работу системы на практике, чтобы выявить технические сложности и адаптировать процессы перед масштабированием на всю компанию.

• Оценка результатов

  После внедрения ITAM-системы важно регулярно анализировать, как изменились показатели эффективности бизнес-процессов. Для начала оцените динамику затрат – удалось ли достичь запланированного снижения расходов на обслуживание ИТ-инфраструктуры. Затем обратите внимание на производительность сотрудников, увеличилась ли она за счет автоматизации операций и консолидации данных. Также важно понять, насколько лучше стала координация между отделами при работе с ИТ-активами. Адаптируйте и вносите изменения в управление активами, если поставленные задачи решаются не в полном объеме.

Что в итоге

ITAM-система обеспечивает комплексное управление и контроль над ИТ-активами компании. С ее помощью выявляется неэффективное оборудование и ПО, рационально распределяются ресурсы, минимизируются лицензионные риски.

Admin24 – Service Desk поможет начать внедрение ITAM и повысить эффективность использования и поддержки ИТ-инфраструктуры.